8 نکته جالب و کاربردی در مذاکره را بدانید
مهم‌ترین اصول مذاکره چیست؟
تا حالا برایتان پیش آمده‌است از پدرتان تقاضای مهمی داشته باشید و پیش از درخواست از او به این فکر بیفتید که چگونه مسئله را بیان کنید تا به خواسته خود برسید؟ به این فرآیند مذاکره می‌گویند. پس مذاکره زمانی رخ می‌دهد که حداقل دو طرف برای رسیدن به توافق شروع به صحبت کردن می‌کنند. در مذاکره باید اصول و تکنیک‌هایی را رعایت کرد تا به موفقیت لازم و نتیجه عالی دست پیدا کرد. در این مقاله مهم ترین اصول مذاکره را خواهید خواند تا در مذاکرات روزمره زندگی و شغلی‌تان پیروز و اثربخش باشید.
1. قبل از شروع مذاکره برنامه‌ریزی داشته باشید
قبل از مذاکره تمام جوانب را بسنجید. وقتی شما می‌خواهید وارد مذاکره‌ای شوید قطعا موضوع قابل بحث را می‌دانید. مناسب است پیش از شروع جلسه برای تک تک موضوعات فکر کنید تا مناسب‌ترین جمله بندی‌ها و بهترین محتوای ممکن را ارائه دهید. اگر در برخی از موضوعات اطلاعات کافی نداشتید میتوانید به کتاب‌های مربوطه رجوع یا در اینترنت سرچ کنید و همچنین میتوانید ابهامات خود را از اشخاص متخصص آن زمینه مثل مشاورین کسب و کار، مالی و حتی وکلا بپرسید. شناخت کافی را از طرف مقابلتان به دست آورید و هر اطلاعاتی از او که به نظر شما مفید خواهد بود و در تصمیم گیری های شما موثر است را از منابع مختلف کسب کنید. این کار باعث می‌شود بسیاری از رفتارهای او قابل پیش‌بینی باشد و شما از قبل آمادگی رویارویی با آن را پیدا کرده باشید.
2. برای مذاکره آراسته باشید
متناسب با مذاکره لباس بپوشید. قبل از اینکه کلامی سخن بگویید، ابتدا ظاهر و نوع پوشش شما مخاطب را تحت تاثیر قرار می‌دهد. بهتر است در انتخاب پوشش و لباس مناسب حتما حساسیت‌های لازم را خرج دهید تا به بیشترین تاثیرگذاری برسید. نوع پوشش شما اصولا با توجه به مخاطب و محل مذاکره باید انتخاب شود. این پوشش باید رسمی و مطابق با عرف باشد. مثلا پوشیدن لباس‌های اسپرت مانند شلوار جین و تی‌شرت کاملا بر خلاف عرف است و جلوه‌ای خوشایند ندارد. انتخاب لباس‌های رسمی هم با توجه به اینکه به کدام ارگان دولتی یا خصوصی برای مذاکره می‌روید می‌تواند متفاوت باشد. در هر جلسه مذاکره نیز سعی کنید از لباس‌های تکراری جلوگیری کنید.
3. محل مذاکره مناسبی را انتخاب کنید
با توجه به نوع و اهمیت مذاکره محل مناسب را انتخاب کنید. انتخاب محل و مکان درست باعث پیشبرد بهتر روند مذاکره می‌شود. در این مواقع باید به این نکته توجه داشت که چه محلی متناسب با موضوع مذاکره است. شما باید بسنجید چه محیطی را انتخاب کنید مثلا به دفتر کار و سالن کنفرانس برای جلسات رسمی بروید یا به محل‌هایی مثل کافی‌شاپ تا محیط غیررسمی و دوستانه‌تر باشد. در جلسه مذاکره هم سعی کنید جایی را برای نشستن انتخاب کنید که باعث حواس‌پرتی شما نشود و تمرکز بالایی را داشته باشید.
4. هنگام مذاکره از علم روانشناسی کمک بگیرید
علم روانشناسی را یاد بگیرید. این علم در روند و کیفیت مذاکره شما تاثیر می‌گذارد. قبل از مذاکره حتما درباره خود اشخاصی که قرار است با آن‌ها پای میز مذاکره بنشینید تحقیق کنید تا بتوانید پیش بینی های لازم را کرده باشید و با آموزه های روانشناسی که فرا گرفتید رفتار متناسب با آن شخص را داشته باشید. پس میتوانید نحوه برخورد درست‌تری با افراد داشته باشید و میزان تاثیرگذاری خود را در مذاکره بالا ببرید.
5. زمان‌بندی مناسب را در مذاکره رعایت کنید
در اتاق مذاکره حتما یک ساعت باشد. زمانی که برای جلسه مذاکره زمان‌بندی کرده باشید؛ از گفتن حرفهای بیهوده جلوگیری می‌شود و کیفیت مذاکرات بالاتر می‌رود زیرا می‌دانید یک موضوع خاص باید در یک زمان مشخصی گفته شود و برای آن برنامه‌ریزی کردید. نکته مهم بعدی زمان حضور شما در جلسات است. ب هیچ وجه تاخیر نداشته باشید و 10 دقیقه زودتر از ساعت مقرر در مکان مشخص حضور پیدا کنید. اگر زودتر به مکان جلسه رسیدید سعی کنید وقت گذرانی کنید و زودتر وارد نشوید.
6. سوال پرسیدن در مذاکره کارگشا است
سوال بپرسید و شنونده‌ی خوبی باشید. شاید فکر کنید اگر شما در جلسه متکلم وحده باشید میتوانید راحت تر به مقاصد و اهداف مذاکرات خود برسید؛ در حالیکه این گونه نیست و به تنهایی خوب حرف زدن شما راهی به جایی نمی‌برد. شما با تقویت کردن مهارت شنیدن خود میتوانید بیشتر متمرکز باشید و از این مهارت در زمان سوال پرسیدن استفاده کنید تا به نتیجه دلخواه برسید. زیرا با پرسش، مخاطب احساس می‌کند که بیشتر زمان جلسه به او اختصاص پیدا کرده‌است و حس خوشایندی در او ایجاد می‌شود. همچنین میتوانید مسیر مذاکره را با سوال پرسیدن به مسیر دلخواه خود هدایت کنید و به نتیجه مطلوب خود برسید.
7. به جزئیات رفتاری در جلسه مذاکره توجه کنید
- هنگام ورود به اتاق جلسه مذاکره حتما در بزنید حتی اگر در باز باشد.
- همراه خود حتما یک خودکار و دفترچه یادداشت داشته باشید تا نکات مهم را حتما بنویسید؛ این کار، شما را در چشمان مخاطب یک شخص متمرکز و حرفهای جلوه می دهد.
- قبل از شروع مذاکره خوراکی شیرین بخورید تا انرژِی کافی برای صحبت کردن و فکر کردن داشته باشید. حواستان باشد که غذای سنگین میل نکنید چون ممکن است باعث خواب آلودگی شما شود. هنگام پذیرایی خوراکی را انتخاب کنید که خوردن آن آسان باشد و پرستیژ شما حفظ شود. وقتی نوشیدنی انتخاب می‌کنید با طمانینه و آرامش آن را بنوشید.
- گوشی همراه خود را قبل از شروع جلسه خاموش کنید. در صورت تماس با شما در مکالمه‌ای کوتاه بگویید که بعدا تماس خواهید گرفت؛ سپس تلفن همراه خود را سریعا خاموش کنید.
- از قرار دادن وسایل اضافی روی میز که موجب حواس پرتی می‌شود جدا خودداری کنید.
- نحوه دست دادن درست را تمرین کنید. نه خیلی شل دست بدهید که مخاطب احساس کند شما نسبت به او بی‌علاقه هستید و نه خیلی سفت این کار را انجام دهید که در مخاطب ایجاد درد کند. سعی کنید حد تعادل را رعایت کنید.
8. از دستور جلسه و صورت جلسه در مذاکره استفاده کنید
24 ساعت قبل از شروع جلسه باید صورت جلسه در اختیار افراد قرار بگیرد . شما باید از فهرست موضوعاتی که قرار است در موردشان صحبت و تصمیماتی اتخاذ شود، اطلاعات کافی داشته باشید. در این حالت شما و مذاکره‌کنندگان دیگر با آمادگی بیشتری حاضر می‌شوید و جلسه هدفمندتر پیش می‌رود و از زمان استفاده بهینه‌تری می‌شود. در پایان هم برای به رسمیت شناختن تصمیمات باید صورت‌جلسه‌ای را بنویسید که تمام تصمیمات و گفتگوها ذکر شده باشد. با نگارش درآوردن صورت جلسه، در مذاکرات بعدی درباره موضوعات پیشین گفتگو نخواهید کرد. همچنین به نتیجه ای که توافق کرید احساس مسئولیت بیشتری دارید و تعهد شما نسبت به بندهای ذکر شده را افزایش می دهد.
سخن پایانی
برای موفقیت و پیروزی در جلسات مذاکره ابتدا خودتان باشید زیرا بهترین حالت حضور در جلسات سبک و مدل خودتان است. فراموش نکنید که برای مذاکره همیشه نباید حرف زد بلکه میتوانید با سکوت به جا برنده میدان باشید. هم چنین سعی کنید اصولی را که در این مقاله اشاره شد رعایت کنید. پس در کنار دانستن اصول مذاکره، باید از هنر خود نیز استفاده کنید.
مطالب زیر را حتما مطالعه کنید
پوشش مناسب برای آقایان در جلسات کاری چیست؟
آیا مدیریت استراتژیک در زندگی مهم است؟
آیا فن بیان در موفقیت‌های ما تاثیر می گذارد؟
چطور برنامه ریزی کنیم؟
باورهای اشتباه در سخنرانی
دیدگاهتان را بنویسید